Бизнес может функционировать в полную силу только при правильном управлении процессами. Но каково фактическое определение управления процессами?
Поскольку во время пандемии 2020 года многие предприятия перешли на удаленную работу, многие процессы управления также стали цифровыми. Хотя сотрудники в конечном итоге вернулись в свои офисы, управление процессами нашло новый дом в облаке.
Учитывая эти внезапные изменения и интерес к совершенствованию управления процессами, стоит углубиться в то, что на самом деле представляет собой управление процессами. И как компании, которая, честно говоря, выиграла от этого изменения, нам есть что сказать по этому поводу.
В этой статье мы дадим определение процессному управлению, поговорим о его преимуществах и проблемах, а также дадим вам советы, как внедрить его в ваш бизнес.
В конце мы даже добавим бесплатный шаблон, который поможет вам начать работу.
Определение процессного управления
Хорошо, а что такое управление процессами?
Управление процессами – или управление бизнес-процессами (BPM) – это метод, используемый организациями для анализа, оптимизации, мониторинга и контроля различных бизнес-процессов.
фон документа Word
С помощью BPM компании могут:
- Автоматизируйте повторяющиеся процессы, чтобы они всегда работали бесперебойно
- Проанализируйте прошлые процессы, чтобы увидеть, что пошло хорошо, а что нет.
- Отслеживайте показатели различных процессов
- Проведите анализ рисков для снижения будущих рисков.
- Измеряйте эффективность, используя предыдущие данные
Зачем беспокоиться об управлении процессами?
BPM — это то, что нужно каждой организации, поскольку оно помогает вам лучше понять свой бизнес.
Используя BPM, вы можете анализировать все свои бизнес-процессы, находить недостатки и предлагать решения для их исправления и оптимизации. Это делает повседневные операции более плавными и улучшает управление ресурсами.
Но это лишь небольшие преимущества.
Другие преимущества от этого огромны. Это не только экономит время и деньги вашей организации, но также позволяет вашему бизнесу гораздо быстрее реагировать на требования клиентов и рынка.
Преимущества четкого определения управления процессами
Понимание определения BPM означает, что вы сможете лучше отличать его от управления программами и проектами. Зная разницу между тремя типами процессов, вы сможете эффективно использовать их все.
как закрыть учетную запись майкрософт
При использовании BPM важно помнить, что он предназначен для повторяющихся процессов внутри вашей организации. Обычно это непрерывные процессы внутри бизнеса, которые не имеют конкретной цели, как, например, адаптация сотрудников. Это его самый большой отличительный фактор.
Управление проектами — это поставка конкретного продукта или услуги. У этого есть четкое начало и конец. Проекты, как правило, представляют собой одноразовые проекты, которые не повторяются, и команда может работать только над одним проектом одновременно.
Управление программами находится где-то посередине между двумя другими. Он занимается управлением взаимозависимостями между различными проектами. Как и BPM, управление программами, как правило, является непрерывным, но в отличие от BPM оно не касается процессов, связанных с бизнесом в целом.
Преимущества использования управления процессами
Управление процессами является важнейшим аспектом любой бизнес-операции, целью которого является повышение эффективности, снижение затрат и повышение общей производительности. Вот некоторые ключевые преимущества использования управления процессами:
Повышенная эффективность
Внедрение управления процессами позволяет организациям оптимизировать свою деятельность, устраняя избыточные задачи и повышая производительность. Благодаря четко определенным процессам сотрудники могут работать более эффективно, что приводит к экономии времени и затрат.
Постоянное улучшение
Используя управление процессами, предприятия могут постоянно отслеживать и оценивать свои процессы, чтобы определить области для улучшения. Это позволяет им вносить необходимые коррективы, оптимизировать рабочие процессы и постоянно повышать производительность.
Улучшенное обслуживание клиентов
Благодаря повышению эффективности и оптимизации процессов организации могут обеспечить лучшее обслуживание клиентов. Такие процессы, как выполнение заказов, разрешение жалоб и привлечение клиентов, могут быть стандартизированы и выполняться последовательно, что приводит к сокращению времени реагирования и удовлетворенности клиентов.
Экономия затрат
Управление процессами помогает выявлять узкие места, избыточность и неэффективность, позволяя предприятиям оптимизировать распределение ресурсов и сократить затраты. Устраняя ненужные шаги и автоматизируя ручные процессы, организации могут добиться значительной экономии средств.
Улучшенное принятие решений
Управление процессами предоставляет предприятиям данные в реальном времени и понимание их операций. Это позволяет им принимать обоснованные решения на основе точной информации, что приводит к лучшим результатам бизнеса и достижению стратегических целей.
Виды процессного управления
Управление процессами может во многом помочь вам в достижении ваших бизнес-целей, но вам необходимо знать различные типы, чтобы знать, какой из них лучше всего подходит для вас.
Управление бизнес-процессами
Этот тип управления процессами направлен на улучшение бизнес-процессов и рабочих процессов в различных отделах или функциях внутри организации. Его цель – оптимизировать процессы, повысить эффективность и привести их в соответствие со стратегическими целями. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами — отличный способ помочь вам настроить систему управления процессами.
Управление проектом
Управление проектами включает в себя планирование, выполнение и мониторинг конкретного проекта для достижения конкретных целей в течение определенного периода времени. Это гарантирует, что проекты будут реализованы вовремя, в рамках бюджета и будут соответствовать желаемым стандартам качества.
Управление рабочим процессом
Управление рабочими процессами фокусируется на координации и оптимизации задач, действий и утверждений в рамках определенного процесса. Это гарантирует эффективное планирование работ, соблюдение сроков и выполнение всех необходимых шагов.
Программный менеджмент
Управление программой предполагает управление несколькими взаимосвязанными проектами как скоординированные усилия по достижению организационных целей. Он включает в себя надзор за планированием, выполнением и мониторингом нескольких проектов и обеспечение их соответствия стратегическим целям.
Роботизированная автоматизация процессов (RPA)
RPA предполагает использование программных роботов или ботов для автоматизации повторяющихся задач, основанных на правилах. Он направлен на повышение эффективности, точности и скорости за счет сокращения ручного вмешательства и минимизации ошибок.
Как обучить вашу команду определению управления процессами
Члены команды более восприимчивы к изменениям, чем думают многие менеджеры. Однако слишком часто к BPM относятся с позиции «установить и забыть». Изменений очень мало.
Когда дело доходит до обучения вашей команды определению управления процессами, ваш подход важнее, чем то, как вы сформулировали это определение. Спросите себя:
- Почему я хочу, чтобы моя команда знала определение управления процессами?
- Какую пользу команда получит от знания определения?
- Чего я ожидаю от команды после обсуждения BPM?
- Нужны ли мне идеи моей команды или я просто хочу, чтобы они знали, что такое BPM в целом?
Если вы просто хотите, чтобы ваша команда знала, что такое BPM, то ваш подход, вероятно, неправильный.
Члены вашей команды — это те, кто каждый день работает с установленными процессами, и они, вероятно, уже знают, что можно улучшить. Когда вы знакомите свою команду с управлением процессами, это должно стать для вас способом открыть эту линию связи с вашей командой.
Им должно быть удобно приходить к вам со своими идеями по улучшению процессов с этого момента. К их идеям всегда следует прислушиваться.
Определены модели управления бизнес-процессами
Моделирование управления бизнес-процессами — это представление процессов организации для их анализа, улучшения и потенциальной автоматизации.
Вся идея моделей BPM заключается в том, чтобы иметь физическое представление процесса, изложенное таким образом, чтобы оно имело смысл для всех, кто на него смотрит, будь то инженеры или заинтересованные стороны. Думайте об этом как о карте разума.
Примеры моделей управления процессами
То, как вы будете моделировать свои бизнес-процессы, зависит от вас, но есть несколько хорошо зарекомендовавших себя моделей, которые помогут вам начать работу.
удалить край вин 10
Блок-схемы
Наверное, самые известные модели, блок-схемы просты и легки в изготовлении. Просто используя различные фигуры, соединенные стрелками, вы можете легко продемонстрировать, как одни части одного процесса перетекают в другие.
Обычно они лучше всего подходят для простых процессов или для упрощения более сложных.
Обозначение моделирования бизнес-процессов
Концепция моделирования бизнес-процессов (BPMN) отображает бизнес-процессы с использованием графических обозначений. Целью BPMN, созданной Object Management Group (OMG), является сделать даже самые сложные бизнес-процессы понятными для всех в команде, от разработчиков программного обеспечения до бизнес-аналитиков.
Вы можете узнать, как создать BPMN бесплатно на сайт компании ОМГ если это та модель, которую вы хотите использовать.
Диаграммы Ганта
Диаграммы Ганта были созданы американским инженером-механиком Генри Ганттом и существуют уже более 100 лет. Эти диаграммы лучше всего использовать для процессов, чувствительных ко времени, поскольку они используют столбцы для отслеживания сроков выполнения определенных задач или проектов.
Диаграммы Ганта являются последовательными и очень простыми для понимания. Есть веская причина, по которой они до сих пор широко используются.
Диаграммы потоков данных
Диаграммы потоков данных (DFD) позволяют визуализировать потоки данных. DFD работают как блок-схемы, но, как правило, имеют гораздо более крупный ключ, помогающий сохранять различные формы и цвета четкими и организованными.
Это помогает вам видеть, как данные передаются внутри процесса, а также между процессами. Как правило, они лучше подходят для вашей команды, а не для заинтересованных сторон, поскольку могут оказаться немного запутанными в зависимости от объема представленных данных.
как сохранить документ Word в документах Google
Внедрение системы управления процессами
Внедрение системы управления процессами, даже для отдельных процессов, не должно быть сложным. Просто выполните следующие действия:
Четко определите цели и задачи
Это обеспечит основу для определения важнейших процессов, которыми необходимо управлять и улучшать. Обеспечивая соответствие между системой управления процессами и общей бизнес-стратегией, организации могут расставить приоритеты в своих усилиях и принимать более обоснованные решения относительно оптимизации процессов.
Составьте схему существующих процессов
Это предполагает документирование шагов, входных данных, результатов и заинтересованных сторон, участвующих в каждом процессе. Упражнение по картированию процессов обеспечивает визуальное представление последовательности действий и помогает выявить потенциальные узкие места, неэффективность и избыточность в процессах.
Определить возможности улучшения
Это делается путем оценки эффективности, результативности и производительности каждого процесса. Ключевые показатели эффективности (KPI) могут быть определены для измерения успеха процессов и отслеживания прогресса в достижении целей улучшения.
Оптимизируйте процессы
Улучшение процесса может быть достигнуто с помощью различных подходов, таких как:
- Устранение ненужных шагов
- Автоматизация ручных задач
- Переопределение ролей и обязанностей
- Внедрение лучших практик из отраслевых стандартов
Постоянно отслеживая и анализируя процессы, организации могут определять области оптимизации и внедрять изменения для повышения эффективности.
Проблемы с внедрением новой системы управления процессами
Внедрение новой системы управления процессами может сопровождаться изрядной долей проблем. Вот некоторые из распространенных препятствий, с которыми организации могут столкнуться в ходе этого процесса:
Устойчивость к изменению
Внедрение новой системы управления процессами часто требует изменения мышления и изменений в существующих рабочих процессах. Сопротивление переменам может исходить от сотрудников, которые привыкли к существующим процессам и не решаются внедрять новые способы работы.
Отсутствие поддержки
Успешное внедрение системы управления процессами зависит от поддержки и участия ключевых заинтересованных сторон. Если лица, принимающие решения, и лидеры не полностью понимают преимущества или ценность системы, может быть сложно получить необходимую поддержку и ресурсы.
в чем разница между 64 бит и 32 бит
Ограниченные ресурсы
Внедрение новой системы требует инвестиций в технологии, обучение и ресурсы. Ограниченные бюджеты или ограниченность ресурсов могут создать проблемы с точки зрения приобретения необходимых инструментов и выделения нужных людей для управления процессом реализации.
Управление данными
Внедрение системы управления процессами часто предполагает сбор и анализ больших объемов данных. Эффективное управление и организация этих данных может оказаться непростой задачей, особенно если в организациях нет эффективных процессов управления данными.
Интеграция с существующими системами
В организациях, возможно, уже есть существующие системы и инструменты, и интеграция новой системы управления процессами с этими существующими системами может оказаться сложной задачей. Обеспечение плавной интеграции и плавного потока данных между различными системами может представлять собой проблему.
Шаблоны управления процессами
Ознакомьтесь с публикацией в нашем блоге об основных процессах для HR-команд. Иногда лучше сначала внедрить BPM в HR-командах, и этот пост содержит 60 бесплатных шаблонов, которые ваша команда может опробовать.
Если вам сложно решить, какой из них попробовать в первую очередь, я рекомендую этот:
Показать рабочий процесс Новый шаблон процесса адаптации сотрудников. Нажмите здесь, чтобы добавить этот рабочий процесс в свой бесплатный аккаунт Process Street .Как оптимизировать систему управления процессами
Оптимизация вашей системы управления процессами – это создание системы постоянного улучшения.
Постоянное улучшение означает никогда не останавливаться на достигнутом. Здесь нет «Это отлично работает, давайте оставим все как есть», а скорее отношение: «Это прекрасно работает, но есть ли способ сделать это еще лучше?»
У нас есть целый пост в блоге, полный советов о том, как использовать постоянное совершенствование для оптимизации процессов если вы хотите узнать больше.
