Оливер Петерсон 6 июля 2022 г. Деловые операции Непрерывное совершенствование без сбора данных похоже на езду по пересеченной местности без знаков и карты.
Сбор данных жизненно важен для внесения улучшений, потому что без него не будет реального доказательства существования какой-либо проблемы с самого начала.
Почему вы делаете улучшения? Это действительно проблема, или вас просто искажает разочарование в данный момент?
Да, ваше разочарование может дать вам подсказку о том, в чем заключается основная проблема, но полагаться только на свои чувства не даст вам точных результатов в долгосрочной перспективе.
Вот где сбор данных может помочь. Нашу функцию аналитики можно использовать для создания объективной и непредвзятой картины текущего состояния любого конкретного процесса и выделения потенциальных областей, которые можно улучшить.
Итак, давайте начнем с наших 5 шагов непрерывного улучшения для оптимизации процессов:
- Шаг 1. Определите процесс, который необходимо улучшить.
- Шаг 2. Оценка эффективности и определение улучшений
- Шаг 3. Внедрение улучшений процессов
- Шаг 4. Тестируйте и отслеживайте обновленный процесс
- Шаг 5. Оптимизируйте процесс с помощью автоматизации
Шаг 1. Определите процесс, который необходимо улучшить.
Ни один процесс не идеален, но есть некоторые, которые могут постоянно вызывать у вас проблемы. Вот с чего вам следует начать.
Запишите процесс, который чаще всего тратит время и ресурсы вас и вашей команды.
Тогда вам нужно будет полностью понять этот процесс, ответив на следующие вопросы:
- Какова цель процесса?
- Когда оно начинается и заканчивается?
- Каковы отдельные действия в рамках этого процесса?
- Какие отделы/сотрудники задействованы?
- Какая информация переносится между этапами?
Ответы на эти вопросы должны помочь выделить все элементы, составляющие процесс, и прояснить, как лучше всего подойти к его оптимизации, начиная с конкретных целей, которых этот процесс пытается достичь.
Почему вам следует документировать свои процессы
Прежде чем двигаться дальше, важно спросить себя: Насколько хороша моя технологическая документация?
Вы можете знать, какие процессы необходимо обновить, но без четкой документации процессов постоянное улучшение практически невозможно.
объединить документы в word
Непрерывное улучшение работает только в том случае, если вы можете посмотреть, как что-то работало раньше, и сравнить это с внесенными вами изменениями. Четко написанная и доступная документация процесса — лучший способ обеспечить постоянное совершенствование.
Шаг 2. Оценка эффективности и определение улучшений
Теперь, когда вы разработали процесс, пришло время оценить его эффективность и определить, какие улучшения будут наиболее оптимальными.
Начните с записи сильных и слабых сторон процесса. Это поможет вам понять, что работает, а что нет, и где можно внести улучшения.
Вы можете обнаружить, что некоторые задачи вообще не нужны для достижения конечной цели. Если вы столкнулись с этим, рассмотрите возможность объединения некоторых из этих задач или даже полного избавления от них. Всегда лучше иметь краткий и конкретный процесс, чем процесс, который может быть слишком сложным или запутанным в том, чего он пытается достичь.
Шаг 3. Внедрение улучшений процессов
Если ваш процесс хорошо документирован или, что еще лучше, вы используете программное обеспечение для управления процессами, эта задача должна быть такой же простой, как пошаговое выполнение процесса и внесение изменений по ходу дела.
Лучшая практика постоянного улучшения — повторять новые версии процесса каждый раз, когда вы вносите изменения. Это помогает предотвратить сбои и упрощает отслеживание и сравнение данных между различными версиями процесса, поэтому вы можете точно определить, являются ли изменения действительно улучшениями.
Еще один совет — ведите простой журнал всех изменений, которые вы вносите на каждой итерации, чтобы было легче делиться знаниями и гарантировать, что все понимают, какие изменения были внесены, кем и когда.
Шаг 4. Тестируйте и отслеживайте обновленный процесс
Тестирование важно, прежде всего, для того, чтобы убедиться, что вы ничего не сломали. Выполните этот процесс, в идеале в условиях, максимально приближенных к реальным, и убедитесь, что все работает так, как ожидалось.
Рассмотрим конечную цель процесса: достигается ли она до сих пор?
Убедившись, что улучшения процесса функциональны, вы можете начать сбор данных для оценки успеха любых изменений.
Использование Process Street Analytics
Возможность просматривать производительность ваших процессов, вашей команды или клиентов имеет решающее значение для понимания того, действительно ли внесенные вами изменения более эффективны.
Такая информация, как ход выполнения задач и активные/завершенные запуски рабочих процессов, может помочь вам обнаружить узкие места и понять, как ваша команда реагирует на изменения.
Нажмите здесь, чтобы узнать больше о функции аналитики Process Street.
Шаг 5. Оптимизируйте процесс с помощью автоматизации
На этом этапе вы в основном закончили. Вы определили и внедрили улучшения, и у вас должна быть возможность отслеживать эти изменения с течением времени, чтобы оценить успех.
Но если вы хотите приложить дополнительные усилия и получить максимальную отдачу от своего программного обеспечения для управления рабочими процессами, пришло время подумать, какие задачи (если таковые имеются) можно автоматизировать.
Во-первых, чтобы не мешать, если вы используете бумагу, вы почти наверняка увидите повышение эффективности, если перейдете на цифровое управление процессами.
как получить пароль электронной почты от Outlook
Остальным, если вы переносите данные между приложениями (например, добавляете файлы Dropbox вручную на Google Диск), вам следует посмотреть, сможете ли вы исключить ручные задачи с помощью одной из наших собственных средств автоматизации.
Также стоит попробовать Zapier, Power Automate и Make.com поскольку там имеется масса средств автоматизации.
Что вы думаете о наших 5 шагах по постоянному совершенствованию? Есть ли у вас какие-нибудь советы, которые мы могли упустить? Дайте нам знать в комментариях ниже!
