Что такое рабочий процесс? Руководство для начинающих по управлению рабочим процессом

Если вы посмотрите на главную страницу Google, чтобы узнать, что такое рабочий процесс, первым результатом будет буквально словарное определение.

Последовательность производственных, административных или других процессов, через которые проходит часть работы от начала до завершения.

Тогда у вас есть определение Kissflow, которое не яснее:

Последовательность задач, которая обрабатывает данные по определенному пути от начала до завершения.

И вот, ну, эта страница. И как мы определяем рабочий процесс?

Visual Basic для кода приложений

Рабочий процесс — это то, как вы выполняете работу.

Теперь мы куда-то движемся.

Что такое рабочий процесс?

Рабочие процессы — это последовательность шагов, которые необходимо выполнить в процессе.

Думайте об этом буквально как о работе, переходящей от одного этапа к другому, будь то через коллегу, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнить полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикация сообщения в блоге) или в нем могут участвовать несколько человек (например, выставление счета клиенту).

Почему рабочие процессы важны?

Для бизнеса рабочие процессы могут стать чрезвычайно сложными.

Подумайте о процессе адаптации вашего сотрудника. Несколько различных отделов должны координировать свои действия, чтобы правильно завершить этот процесс. Помимо потери новых талантов, плохая адаптация может также привести к серьезным проблемам с соблюдением требований.

Именно на этом уровне их необходимо должным образом отслеживать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

В чем разница между рабочими процессами и процессами?

Рабочий процесс и процесс часто используются как взаимозаменяемые. Учитывая, что они часто идут в комплекте, это понятно.

На изображении выше перечислены основные различия между рабочими процессами и процессами, но основная суть такова:

А процесс это метод, используемый для выполнять последовательность деятельность .

А рабочий процесс это инструмент привыкший облегчить этот метод .

Если мы вернемся к примеру с адаптацией сотрудников, то процесс состоит из различных шагов, которые необходимо предпринять, таких как:

• Оформление документов заполнено
• Настройка рабочей станции
• Обучение

Рабочий процесс отображает эти шаги в четкой структуре, поэтому можно легко визуализировать то, что необходимо сделать, в виде диаграммы или контрольного списка.

Лучшие практики рабочего процесса

Для построения эффективного рабочего процесса необходимо ответить на три важных вопроса:

• Какие именно работы необходимо выполнить?
• Кто несет ответственность за каждую работу?
• Сколько времени займет каждое задание?

Ответив на эти вопросы и структурировав ответы в виде диаграммы или процесса, вы получите рабочий процесс.

Измеряя работу, которую необходимо выполнить, вы можете определить, насколько оптимально она выполняется. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит и где находится узкое место в деятельности вашей команды.

Этапы рабочего процесса

Построение рабочего процесса сводится к 5 этапам:

1. Определить задачи, которые необходимо выполнить
2. Определите, кто несет ответственность за эти задачи
3. Организуйте задачи в последовательность
4. Тестирование рабочего процесса
5. Просмотрите и повторите

Когда дело доходит до поддержания рабочих процессов, очень важно постоянно совершенствоваться. Внесение этих небольших изменений гарантирует, что ваш рабочий процесс будет включать только самые необходимые и актуальные задачи, и вам не придется тратить время на капитальный ремонт в будущем.

3 основных компонента рабочего процесса

Хотя количество задач в каждом рабочем процессе может варьироваться от 8 до 80, каждый рабочий процесс состоит из трех основных компонентов:

Курок:Событие, с которого начинается рабочий процесс. Это может быть действие, решение, конкретное время или реакция на что-то.Серия задач/работ:Сюда входят все задачи, люди и результаты, участвующие в рабочем процессе.Полученные результаты:Что производит рабочий процесс. Результатом или исходом может быть что-то осязаемое, например, покупка услуги, или более абстрактное, например, доступ к определенной информации.

Ряд задач займет большую часть рабочего процесса, но и триггер, и результаты одинаково важны. Если вы не знаете, где должен начинаться и заканчиваться ваш процесс, ваш рабочий процесс будет совершенно бесполезным.

Типы рабочих процессов

Поскольку всегда лучше делать что-то втроем, существует три основных типа рабочего процесса, с которыми вы столкнетесь:

• Рабочие процессы проекта
• Простые рабочие процессы
• Рабочий процесс условного процесса

Разобрать точную разницу между этими типами иногда может быть сложно, но, как и во всем, вам необходимо убедиться, что вы используете правильный инструмент для работы.

Рабочие процессы проекта являются самым упрощенным типом. Как правило, это разовые рабочие процессы, предназначенные для поддержания проекта в нужном направлении, чтобы результаты были своевременными, подотчетность была четкой, и ваша команда не сталкивалась с какими-либо узкими местами.

Вы можете повторно использовать части рабочего процесса проекта. Например, команда по контенту создает несколько фрагментов контента.

Каждый из них представляет собой небольшой проект. В зависимости от множества факторов точные шаги не всегда одинаковы. Поскольку общий процесс является однако мы можем повторно использовать рабочий процесс создания контента для таких целей, как исследования, обзоры и запросы изображений.

Далее у вас есть простой рабочий процесс . Этот тип рабочего процесса охватывает все ваши предсказуемые и повторяющиеся задачи. Отправка счета или утверждение отпуска — это простые рабочие процессы.

Несмотря ни на что: Ничего не меняется. Рабочий процесс повторяет одно и то же время каждый раз, когда он запускается.

Простой.

Наконец, есть рабочий процесс условного процесса . Эти рабочие процессы используют форму если/то логика для структурирования процесса.

Это роман рабочих процессов «Выбери свое приключение»: если вы хотите исследовать подземелье, перейдите к заданию 13. Если вы хотите исследовать город, перейдите к заданию 22.

В Process Street мы называем это условной логикой, которая создает разветвления в рамках одного и того же рабочего процесса. Это здорово, потому что это означает, что для таких вещей, как адаптация или запросы на помощь, вам нужен только один рабочий процесс для нескольких ситуаций.

Рабочий процесс адаптации клиентов Payroll Processors является прекрасным примером того, на что именно способна условная логика:

Как процессоры расчета заработной платы используют условную логику Process Street для регистрации клиентов

Оптимизация рабочего процесса

Не так давно я наткнулся на пост в LinkedIn, в котором говорилось о модных бизнес-словах и жаргоне. Эти модные словечки разделились на два типа:

• Слишком расплывчато, чтобы его можно было описать каким-либо другим способом (вспомните динамику и ее когорты).
• Настолько очевидно, что о них не нужно говорить (инновационные, клиентоориентированные и т. д.)

Оптимизация немного похожа на эти модные словечки. Мы все знаем, что означает оптимизация в словаре. Мы все знаем, что это хорошо. Вещи всегда лучше, когда они оптимизированы.

Но что означает оптимизация по отношению к рабочему процессу? Что является оптимизированный рабочий процесс и как его получить?

Постоянное улучшение

Построение рабочего процесса — это только первый шаг. Без должного внимания рабочие процессы могут легко увязнуть в неэффективности и избыточных задачах.

Вот тут-то и возникает необходимость постоянного совершенствования. Периодически проверяя свои рабочие процессы, вы можете быть уверены, что они актуальны и соответствуют вашим потребностям. Затем вы сможете решить, нужно ли вам вносить поэтапные или кардинальные изменения в ваши процессы и рабочие процессы.

Постепенные изменения, по сути, так и звучат: небольшие изменения и улучшения, которые вы вносите по мере того, как сталкиваетесь с ними.

Прорывные изменения — это крупные изменения, обычно осуществляемые в результате группового анализа и процесса принятия решений. Хотя вы можете довольно часто вносить постепенные изменения, если вы обнаружите, что вносите в основном прорывные изменения, вам необходимо переоценить свой рабочий процесс (и, возможно, даже сам процесс).

Шесть сигм, DMAIC, бережливое производство и кайдзен — действительно полезные инструменты для реализации постоянных улучшений.

Автоматизация рабочих процессов

Автоматизация – это смысл существования рабочего процесса.

Рабочие процессы берут на себя все эти дикие, интуитивные процессы и привносят в них порядок. Но это не означает, что автоматизация встроена в рабочий процесс или даже что каждый рабочий процесс нуждается в автоматизации.

Еще не запутались?

Автоматизация рабочих процессов определяет, какие части процесса можно выполнить без особого или вообще без участия человека.

Вот некоторые примеры того, что вы можете автоматизировать:

• Отправка стандартного приветственного письма
• Перенос данных в электронную таблицу
• Добавление события в календарь
• Обработка платежа

Все это повторяющиеся задачи, которые могут занять всего несколько минут, но эти минуты складываются.

Плюс, тем больше вероятность человеческой ошибки. Подумайте об этом: впереди вас ждут часы ввода данных. Просто сидел там и расставлял цифры в столбцах весь день, и самое волнение было, когда этим утром Тони появился с пончиками.

Вы начинаете с благими намерениями, но в какой момент вы переходите на автопилот? В какой момент вы случайно попадаете в лишний ноль и в конечном итоге берете с клиента 5000 долларов вместо 500 долларов? Или наоборот? Они оба плохие.

Вот почему вы автоматизируете.

После того, как вы определили, какие задачи нужно автоматизировать, реализация станет довольно простой. С помощью такого программного обеспечения, как Zapier, вы можете настроить интеграцию, чтобы связать триггер в одном приложении с результатом в другом.

Вы вводите данные один раз. Его отправляют во все нужные места. Вы получаете полную точность по всем каналам, и вам придется потратить всего лишь время, необходимое для нажатия кнопки.

Преимущества рабочего процесса

Рабочие процессы сокращают количество отходов. Напрасно потраченное время, напрасные усилия, потраченные ресурсы.

Планируя свои процессы, вы сможете определить, где у вас есть узкие места и лишние задачи. Как только вы узнаете, где они находятся, вы сможете их устранить. Тогда вы и ваша команда сможете сосредоточиться на необходимых задачах.

Рабочие процессы также отлично подходят для общения, подотчетности и прозрачности. Рабочий процесс должен четко указывать, кто за что отвечает и когда результат должен быть завершен. Вам не нужно контролировать свою команду на микроуровне. Вашей командой не нужно заниматься микроменеджментом. Все стали счастливее.

Поскольку каждый аспект процесса документируется в рабочем процессе, у каждого члена команды есть необходимая информация, когда она ему нужна. Уменьшение недопонимания повышает производительность и снижает разочарование вашей команды в своих задачах и друг в друге.

Проблемы рабочего процесса

Рабочие процессы требуют постоянного внимания. Вы не можете просто построить его и ожидать, что он будет работать идеально вечно. Вам нужно его поддерживать.

Обслуживание рабочего процесса может быть трудоемким и сложным. особенно если вы не применяли на практике принципы постоянного совершенствования.

Но невыполнение регулярного технического обслуживания приводит к серьезным проблемам:

• Неточные оценки времени/стоимости
• Ошибки недопонимания
• Пропуск или забывание важных шагов
• Разрешения применяются без испытаний – или не применяются при необходимости
• Дорогостоящие узкие места

Подумайте о рабочем процессе как об автомобиле. Автомобили действительно полезны и эффективны. Обычно вы можете сделать больше за меньшее время, ездя на автомобиле, чем пешком.

верность 401

К тому же вам не придется все носить с собой.

Но автомобили нуждаются в техосмотре. Некоторые из них небольшие – новые шины, замена масла, тесты на выбросы и так далее. Иногда вам придется вложить немного больше – например, новый стартер или ремень вентилятора. Сами по себе эти вещи не имеют большого значения.

Однако, если вы когда-либо слишком долго обходились без замены масла, вы точно знаете, насколько важным может быть регулярное техническое обслуживание.

Программные инструменты и поставщики рабочих процессов

Если вы проведете рабочий процесс в Google (что вы, очевидно, и сделали), вы точно увидите, сколько типов программного обеспечения для рабочих процессов существует. Когда вы только начинаете работать с рабочими процессами (а вы ими и занимаетесь), трудно определить, какой из них предлагает именно то, что вам нужно, по наилучшей цене.

Итак, вот несколько наших любимых инструментов для построения рабочих процессов:

Воздушный стол это то, как мы остаемся организованными. С Воздушный стол вы можете настроить персонализированные представления, специальные доски канбана и автоматизировать все: от создания записи до отправки электронного письма.

я выгляжу является идеальным инструментом для описания вашего рабочего процесса. я выгляжу действует как доска для совместной работы, где вся ваша команда — удаленно или лично — может работать вместе, чтобы создать то, что вам нужно.

Слабый — это универсальный центр обмена сообщениями практически для каждой команды. И почему бы нет? Слабый интегрируется практически со всеми приложениями, с которыми вы работаете. Вы можете объединяться в чаты, записывать видео и делиться файлами со всеми членами вашей команды или только с одним. И есть гифки. Кто не любит хороший GIF?

Процессивная улица. Вы знали, что это произойдет, верно? Рабочие процессы Process Street являются основой всего, что мы делаем. Запросы PTO, регистрация, служба поддержки, создание этой страницы… Все это выполняется с использованием рабочего процесса. И — либо через Zapier, либо через наши собственные средства автоматизации — все эти рабочие процессы можно подключить к Slack, Airtable и остальной части нашего программного пакета.

Как выглядит рабочий процесс?

Вот схема процесса:

В частности, это схема нашего процесса создания контента. Рабочий процесс этого процесса включает в себя много-много шагов, множество условных путей и множество процессов автоматизации.

Но вот тут-то это и началось. Восемь шагов от начала задания до публикации.

Если вы попросите кого-нибудь из команды по контенту описать этот процесс, я готов поспорить, что он не будет таким кратким и конкретным. Некоторые шаги будут подробно описаны, некоторые пропущены, а само описание, вероятно, будет довольно нелинейным.

Так устроен человеческий мозг. Вот почему важно обрисовать свой процесс, прежде чем строить рабочий процесс.

Теперь каждый из этих восьми шагов становится разделом рабочего процесса. Затем мы разбиваем каждый шаг на отдельные задачи.

Например, на первом этапе Writer получает задание, задачи рабочего процесса выглядят примерно так:

1. Тема выбрана (запись Airtable, созданная через Slack)
2. Установлен срок сдачи (добавляется в календарь с помощью рабочего процесса Process Street)
3. Установленная дата публикации (добавляется в календарь через рабочий процесс)
4. Редактор назначен (запись Airtable обновляется в рамках рабочего процесса)
5. Назначена группа дизайнеров (запись Airtable создается через Airtable)
6. Писатель получает задание (уведомление получено через Slack и Process Street)

Каждая из этих шести задач разбита на одно действие. Это упрощает процесс и гарантирует, что ничего не останется без внимания. Без этой автоматизации было бы очень легко случайно установить дату сдачи, но не дату публикации.

Если бы эти даты вводились вручную для всех, каждый член команды мог бы в конечном итоге работать над разными сроками выполнения, что могло бы вызвать серьезные узкие места в дальнейшем.

Как получить максимальную отдачу от своих рабочих процессов

Помните, что рабочий процесс — это инструмент. Это полезный и универсальный инструмент, но он не может делать все.

При построении рабочего процесса вам необходимо иметь четкое представление о процессе, над которым вы работаете, и о результате, которого вы хотите достичь. Определите, какие задачи можно автоматизировать, а какие требуют более практического подхода.

Самое главное, продолжайте работать над этим. Хороший рабочий процесс постоянно меняется, потому что ваш процесс и ваши потребности будут постоянно меняться. Если что-то в вашем рабочем процессе стало лишним или неактуальным, избавьтесь от этого. Если вы добавляете в процесс новый этап, обязательно добавьте его и в свой рабочий процесс.

Хороший рабочий процесс должен облегчать, а не усложнять работу.