Когда я только начал работать в корпоративном мире, я заметил, что существовал термин, который часто использовался: Бизнес-операции .
Что, черт возьми, такое BizOps?? И почему для этого существует целый отдел? Что они делают??
Это была загадка, на которую мне в конце концов пришлось поднять глаза, чтобы не показаться своим коллегам таким невежественным.
Для тех из вас, кто переживает такую же борьбу, BizOps — это сокращение от бизнес-операций, и они невероятно важны для бизнеса.
Позвольте мне провести вас через это.
Что такое деловые операции?
Бизнес-операции имеют довольно широкую сферу применения. По сути, это касается всех частей бизнеса, которые поддерживают его работу и приносят прибыль.
Именно эти повседневные задачи обеспечивают бесперебойную работу всего. Не существует универсального подхода к бизнес-операциям, поскольку каждая компания уникальна.
Это будет выглядеть совершенно по-другому между финансовая компания и производственная компания, например. Это даже будет выглядеть по-разному между ритейлерами, если они работают в обычном или онлайн-режиме.
Но не волнуйтесь. Основы бизнес-операций универсальны, поэтому поговорим о них.
Элементы бизнес-операций
Есть четыре элемента, составляющих бизнес-операции, которые не меняются от отрасли к отрасли. Они просто адаптированы своими уникальными способами .
Расположение
Все новые компании должны выбрать место, где они будут работать. Будь то отдаленный район, высотное здание в центре города или сельский производственный завод, важность решения остается прежней.
И это решение, хотите верьте, хотите нет, является частью бизнес-операций. Это влияет на все:
кроссворд в экселе
- Пул доступных клиентов
- Физическое хранилище
- Макет компании
- Парковка для сотрудников
По сути, это самый основной строительный блок ваших бизнес-операций.
Как вы ожидаете, что операции будут проходить гладко, если сотни сотрудников каждый день ищут место для парковки? Или недостаточно места для хранения документов и продуктов?
Они просто не будут.
Технологии
Технологии составляют огромную часть бизнес-операций. И оно включает в себя все: от заводского оборудования до программного обеспечения для отслеживания запасов. Буквально любая технология, которую вы используете для управления своей компанией, является частью бизнес-операций.
Важно понимать, какие технологии важны, чтобы оптимизировать операции и быть в курсе всех технологических достижений. Таким образом, вы всегда сможете оставаться конкурентоспособными.
Сотрудники
Вы никто без своих сотрудников. Краеугольным камнем любого бизнеса является выяснение того, какие сотрудники вам нужны, сколько и должны ли они работать полный рабочий день, неполный рабочий день или по контракту.
Ключом к эффективной деловой деятельности является создание хорошо сбалансированного кадрового резерва. Вам нужно найти золотую середину: иметь достаточное количество сотрудников, чтобы обеспечить бесперебойную работу, не нанимая их на работу и не перегружая их работой.
Это непросто, но это действительно может изменить правила игры для бизнеса.
Процессы
И последнее, но не менее важное: процессы . Учитывая, что компания, в которой я работаю, называется Process Street, можно с уверенностью сказать, что эта — моя любимая.
Ваши процессы — это повторяющиеся задачи, которые удерживают бизнес на плаву. Это такие вещи, как:
- Адаптация сотрудников
- Выставление счетов
- Исследования рынка
- Набор персонала
- Подача жалоб клиентов
- Производство продукта
Вы получаете картину. Эти небольшие повседневные процессы необходимы для ведения успешного бизнеса, но только в том случае, если они выполняются хорошо.
Можно утверждать, что это самый важный аспект бизнес-операций, потому что именно он заставляет все двигаться вперед. Если вы изо всех сил пытались улучшить свои бизнес-операции, разумно начать с анализа своих процессов на предмет выявления неэффективности.
Примеры бизнес-операций
Элементы бизнес-операций — это хорошо, но как это выглядит на практике? Вот некоторые примеры:
Человеческие ресурсы
HR отвечает за все операции, связанные с жизненным циклом сотрудника, в том числе:
- Набор персонала
- Регистрация
- Управление производительностью
- Оффбординг
И все, что между ними.
Если HR-команда не сможет оптимизировать эти операции, это может иметь серьезные последствия для кадрового резерва компании. Хороший адаптация потенциально может повысить удержание сотрудников на целых 82%. Это важно!
Чтобы оптимизировать работу отдела кадров, ежедневные задачи могут включать в себя такие вещи, как поиск способов повышения удовлетворенности сотрудников и создание новых процессов адаптации. Хотя они и разные, они оба важны для бизнес-операций.
Маркетинг
Невозможно что-то продать без маркетинга, верно? Все повторяющиеся процессы, которые должна выполнить ваша маркетинговая команда для распространения информации о вашем продукте или услуге, подпадают под действие бизнес-операций.
Но я говорю не только о ярких кампаниях, которые они проводят, или о SEO-ориентированных постах, которые они пишут. Я также говорю о внутренней части маркетинга. Потому что хорошо отлаженный процесс утверждения маркетинговых материалов так же важен, как и сами материалы. Операции проходят более гладко, когда есть одобрение и, следовательно, подотчетность.
Маркетологи также несут ответственность за сбор тщательно изученной рыночной информации — ежедневная задача, которая может существенно повлиять на прибыль компании. Поэтому, если все сделано не так, как надо, это может стоить дороже, чем оно того стоит.
Продажи
Бизнес-операции в сфере продаж заключаются в том, чтобы у команды продаж было максимальное количество времени в день, чтобы попытаться совершить продажу.
Если торговым представителям приходится тратить слишком много времени на регистрацию информации или разработку стратегии продаж, это пример плохих бизнес-операций.
Но обеспечение бесперебойной работы всех процессов, которые происходят за кулисами совещаний по продажам и холодных звонков, означает, что ваши представители смогут проводить как можно больше времени с клиентом, чтобы построить отношения и зафиксировать продажу. Это, в свою очередь, увеличивает прибыль и является примером хороших деловых операций.
Для достижения этой цели вы можете рассмотреть такие вещи, как автоматизированные рабочие процессы, чтобы сэкономить время вашего отдела продаж. Это связано с использованием технологий для улучшения ваших бизнес-операций.
Финансы
Сюда входит все, что связано с финансами компании, а также принятие финансовых решений.
Это, наверное, самый деликатный из всех способов, потому что одна ошибка может навсегда разрушить бизнес. Для этих бизнес-операций речь идет не об эффективности, а о правильной работе.
Таким образом, их ежедневные задачи включают в себя такие вещи, как:
- Создание инвестиционных стратегий
- Управление транзакциями
- Расчет заработной платы
- Составление финансовых отчетов
- Аудит
Как и маркетинг, все перечисленные выше процессы должны сопровождаться подпроцессами, которые утверждают каждый из них, чтобы избежать ошибок. Без этого это лишь вопрос времени, когда кто-то совершит ошибку, которая будет стоить компании много времени и денег.
Продукт
Из наших пяти примеров этот — самый общий, поскольку он охватывает все — от создания реального продукта до команды разработчиков.
Целью операций, связанных с продуктом, является обеспечение того, чтобы у команды продукта была вся необходимая информация (бюджет, отчетность и т. д.), чтобы предложить улучшения продукта на основе отзывов клиентов. В свою очередь, продуктовая команда докладывает эти изменения команде, отвечающей за создание продукта.
Для достижения этой цели необходимо установить повторяющиеся процессы, гарантирующие, что продуктовая группа всегда получит новую информацию от других команд, когда она появится. Без этого команда разработчиков не сможет должным образом выполнять свою работу. И если это так, продукт невозможно улучшить, что может отрицательно сказаться на продажах.
Лучшие практики бизнес-операций
Если сейчас это еще не ясно, все бизнес-операции взаимосвязаны. Если один отдел не справляется со своей работой, это может вызвать эффект домино для других отделов. Вот почему вам необходимо внедрить лучшие практики бизнес-операций по всем направлениям, чтобы ваша организация могла функционировать как хорошо смазанная машина.
Оптимизация процессов
Операции — ничто без процессов. Процессы — это строительные блоки, из которых состоят хорошие операции. Если вы оптимизируете свои процессы, вы автоматически оптимизируете свои операции.
Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы это произошло.
- Ищите неэффективность в текущих процессах
- Анализируйте результаты
- Автоматизируйте повторяющиеся задачи
- Получите обратную связь от сотрудников
- Внести коррективы
Автоматизация повторяющихся задач — важная задача, поскольку она избавляет вашу команду от выполнения черной работы, которая отнимает много времени. Время, которое они могли бы потратить на более важные задачи.
Использование программного обеспечения для бизнес-процессов — отличный способ автоматизировать эти задачи и снизить общую неэффективность процессов. Хотя большинство из них действительно стоят денег, это достойная инвестиция, поскольку в конечном итоге вы сэкономите больше денег, чем тратите, за счет улучшения общих операций.
Измерение производительности
Поставьте реалистичные и измеримые цели для своего бизнеса. Благодаря этому вам будет легче анализировать производительность. Это также позволит вам определить конкретные области, которые нуждаются в улучшении. Какие отделы замедляют работу и почему?
Эти цели должны быть конкретными. Если ваша цель — получить больше прибыли в следующем квартале, вы не сможете многого добиться от этого. Но если ваша цель — увеличить прибыль на 10%, вы можете поделиться этой цифрой со своими сотрудниками, и они знают, над чем работать.
Если вы не достигли этой цели, вы можете пойти в каждый отдел и поговорить с ними об их деятельности, чтобы выяснить проблему.
Следите за тенденциями
Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, — это застой в вашей деятельности. Вся эта позиция «если не сломалось, то не чини». Возможно, это применимо к определенным ситуациям, но не к бизнес-операциям.
Тенденции могут включать изменения на рынке и в отрасли, новые технологии, новые законы и изменения в экономике. Чтобы оставаться конкурентоспособными, вы должны оставаться на вершине и быть готовыми к изменениям.
Мы называем это политикой постоянного совершенствования. Никогда не останавливайтесь и не думайте, что то, что вы делаете, достаточно хорошо. Всегда есть улучшения, которые можно сделать. Следите за новыми тенденциями и прислушивайтесь к отзывам своих клиентов и сотрудников, чтобы не стать следующим. К-Март .
Используйте данные для принятия решений
Наконец, вам нужно доверять данным и использовать их для принятия решений. Как бы мы ни хотели принимать решения, основываясь на наших чувствах или прошлых результатах, они не всегда являются лучшими индикаторами того, куда нам следует идти.
Большинство программного обеспечения для управления бизнес-процессами поставляется с функцией аналитики и отчетности, которая позволяет вам просматривать показатели всех используемых процессов. Это отличное место для начала поиска данных.
Здесь также в игру вступают тенденции. Анализ таких факторов, как инфляция, новая местная политика и отраслевые опросы, может подсказать вам, какие корректировки вам необходимо внести, чтобы улучшить работу.
Объедините два набора данных, и вас будет невозможно остановить!
Одна последняя вещь
Поскольку бизнес-операции — это такой широкий термин, может быть сложно понять, с чего начать, если вы заинтересованы в их совершенствовании.
Не волнуйтесь, просто делайте все шаг за шагом. Вы можете просто начать с описания всех процессов, используемых в каждом отделе. Оттуда вы идете к руководителям отделов и получаете информацию о том, как в настоящее время идут процессы.
После этого должно стать ясно, какие области вам необходимо улучшить, чтобы максимально оптимизировать бизнес-операции. Не пугайтесь. Ты можешь это сделать!
